Rekisterinpitäjä
Eläinklinikka Saari Oy (Y-tunnus 0708667-9), Gerbyntie 18, 65230 Vaasa, Suomi. Puhelin (06) 321 7300, info@saarivet.fi. Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö: Pamela Kvarngård.
Keiden tietoja käsittelemme
Asiakkaidemme (eläinten omistajien) sekä niiden ihmisten tietoja, jotka ottavat meihin yhteyttä puhelimitse, WhatsAppilla, sähköpostitse tai tämän verkkosivuston kautta.
Mitä tietoja käsittelemme ja miksi
| Käyttötarkoitus | Tiedot | Käsittelyn oikeusperuste |
|---|---|---|
| Eläimesi hoito ja potilaskertomusten pitäminen | Nimi, yhteystiedot, osoite, eläintesi tiedot, hoitohistoria, laboratoriotulokset, kuvat ja laskut; henkilötunnus vain, jos valitset osamaksun | Sopimus; lakisääteinen velvoite (laki eläinlääkärinammatin harjoittamisesta 29/2000) |
| Ajanvaraus | Tiedot, jotka annat varatessasi ajan puhelimitse tai verkossa | Sopimus |
| Puhelut, joihin emme ehdi vastata | Numeroon (06) 321 7300 tuleviin puheluihin, joihin henkilökunta ei ehdi vastata, vastaa tekoälyavustaja. Se kirjaa viestisi, jotta voimme soittaa sinulle takaisin. Puheluita ei nauhoiteta. Säilytämme puhelusta tehdyn tekstiversion ja yhteenvedon. | Sopimus ja oikeutettu etu (asiakkaidemme yhteydenottoihin vastaaminen) |
| WhatsApp-linjallamme vastaa tekoälyavustaja ja henkilökunta voi ottaa keskustelun hoitaakseen. Ääniviestit muutetaan tekstiksi omalla palvelimellamme. Eläintäsi koskevat viestit tallennetaan sen potilaskertomukseen. | Sopimus ja oikeutettu etu | |
| Sinulle lähettämämme viestit | Vahvistukset takaisinsoitosta, aika- ja rokotusmuistutukset, käynnin jälkeinen kysymys eläimesi voinnista, alustavat laboratoriotulokset ja verkkokaupan noutoilmoitukset – WhatsAppilla, tekstiviestillä tai sähköpostilla | Sopimus ja oikeutettu etu (ei markkinointia) |
| Odotushuoneen kamera | Henkilökunnan näytöillä näkyy odotushuoneen suora kamerakuva, jotta näemme, kuka odottaa. Ohjelma merkitsee jokaisen odottajan näytölle ja mittaa odotusajan. Mitään ei tallenneta eikä kuvia säilytetä. Sisäänkäynnillä oleva kyltti kertoo kamerasta. | Oikeutettu etu (asiakaspalvelu ja turvallisuus) |
| Verkkosivuston tilastot ja mainonta | Katso kohta ”Evästeet” alempana | Suostumuksesi |
| Kirjanpito | Laskut ja maksut | Lakisääteinen velvoite (kirjanpitolaki) |
Kenelle tietoja luovutetaan
- Laboratorioille, joihin lähetämme näytteitä (IDEXX, Movet, Laboklin, Patovet), ja muille eläinlääkäreille, joita konsultoimme: kyseisen tapauksen hoitoon tarvittavat tiedot.
- Vakuutusyhtiöille, kun pyydät meitä lähettämään suorakorvaushakemuksen.
- Viranomaisille, kun laki sitä edellyttää (esimerkiksi Ruokavirastolle).
- Osamaksu: Walley päättää luotosta erillisenä rekisterinpitäjänä ja käsittelee tietojasi oman tietosuojaselosteensa mukaisesti.
Palveluntarjoajat, jotka käsittelevät tietoja puolestamme
Näitä henkilötietojen käsittelijöitä sitoo kanssamme tehty sopimus.
- Potilastiedot ja ajanvaraus verkossa: Nordhealth Finland Oy (ProvetCloud), EU
- Palvelin: Hetzner Online GmbH, EU (Suomi/Saksa)
- Puhelinlinja ja tekstiviestit: Twilio Inc. (Yhdysvallat); puhelinlinjan tekoälyavustaja: Retell AI Inc. (Yhdysvallat)
- Tekoälyn kielimalli puhelin- ja WhatsApp-avustajissa sekä henkilökunnan työkaluissa: Anthropic PBC (Yhdysvallat)
- WhatsApp: Meta Platforms Ireland Ltd
- Sähköposti: Google (Gmail) ja Resend Inc. (Yhdysvallat)
- Verkkosivuston palvelintila ja tietoturva: GitHub Inc. (Yhdysvallat), Cloudflare Inc. (Yhdysvallat)
- Verkkokaupan maksut: Stripe (katso verkkokaupan oma tietosuojaseloste)
Jos palveluntarjoaja toimii EU:n/ETA:n ulkopuolella, tietojen siirto on suojattu EU:n ja Yhdysvaltojen välisellä tietosuojakehyksellä (EU–US Data Privacy Framework) ja/tai Euroopan komission vakiosopimuslausekkeilla.
Kuinka kauan säilytämme tietoja
- Potilaskertomukset: vähintään 3 vuotta viimeisestä merkinnästä (laki eläinlääkärinammatin harjoittamisesta 29/2000, 15 §). Säilytämme niitä niin kauan kuin olet asiakkaamme.
- Lääkekirjanpito: 5 vuotta (eläinlääkeasetus (EU) 2019/6).
- Kirjanpito: tositteet 6 vuotta tilikauden päättymisestä, kirjanpitokirjat 10 vuotta (kirjanpitolaki).
- Puheluiden tekstiversiot ja WhatsApp-keskustelut: 12 kuukautta, minkä jälkeen ne poistetaan. Kaikki eläintäsi koskeva tallennetaan myös sen potilaskertomukseen ja säilytetään edellä kerrotulla tavalla.
- Verkkosivuston tilastot: Google Analyticsissa enintään 14 kuukautta (tilimme asetus), Microsoft Clarityssa 13 kuukautta ja Metalla sen omien ehtojen mukaan.
Evästeet
Verkkosivusto käyttää seuraavia palveluja vain, jos valitset evästebannerissa Hyväksy: Google Analytics ja Google Ads (Google Ireland Ltd), Meta-pikseli (Meta Platforms Ireland Ltd) ja Microsoft Clarity (Microsoft Ireland Operations Ltd). Ne mittaavat käyntejä, sivuston käyttöä ja mainostemme tehoa. Clarity tallentaa lisäksi sivukäyntejä anonymisoituina niin, että lomakekenttien sisältö on piilotettu. Jos hylkäät, mitään niistä ei ladata. Google Maps ladataan vasta, kun hyväksyt evästeet tai napsautat ”Näytä kartta”. Voit muuttaa valintaasi milloin tahansa jokaisen sivun alareunan kohdasta Evästeasetukset.
Automaattiset päätökset
Emme tee sinua koskevia päätöksiä pelkästään automaattisesti. Tekoälyavustajat vain ottavat vastaan viestejä ja vastaavat kysymyksiin. Eläimesi hoidosta päättää henkilökunta.
Oikeutesi
Sinulla on oikeus nähdä tietosi, saada virheelliset tiedot korjatuiksi ja saada tietosi poistetuiksi silloin, kun laki ei velvoita meitä säilyttämään niitä. Voit myös pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä, saada tietosi siirrettävässä muodossa ja peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Lähetä pyyntösi osoitteeseen info@saarivet.fi tai soita numeroon (06) 321 7300. Lisäksi voit tehdä valituksen Tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).
Yritystiedot
Eläinklinikka Saari Oy, Y-tunnus 0708667-9, ALV-numero FI07086679, Gerbyntie 18, 65230 Vaasa. Eläinlääkärimme ovat Suomessa laillistettuja (ammattinimike eläinlääkäri / veterinär) ja heidän toimintaansa valvoo Ruokavirasto. Ammattia koskevat säännöt: laki eläinlääkärinammatin harjoittamisesta (29/2000) ja Suomen Eläinlääkäriliiton eettiset ohjeet.